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ダブルブッキング

先般

ダブルブッキングを

やらかした話を

書いた。



ダブルブッキングについて

もう少し

考えてみたい。



自分は
その昔
ダブルブッキングや
トリプルブッキングの嵐だった。


それを防ごうと


手帳のスケジュールの
リフィルを
必要な部分だけ
バインドして
常にポケットに入れている。




僕を知っている人なら

一度は見たことがあると思う。


え?そんなんでスケジュール管理してるの?

とか

え?手帳買うお金ないの?


とか、

思うような

貧相なスケジュール帳を

持ち歩いている。


でも、これ


良いんです。


背広のポケットに入るから

電話もらったら

すぐ書き込める。




リフィルは

週間で

8時から22時まで線が引ける。

googleカレンダーとか
outlookのカレンダーみたいな

そんなやつ。




これを持ち歩いたのが

3年前。


これで

格段に

ダブルブッキングは

なくなった。




この3年

ほとんど

ダブルブッキングは

なかった。



しかし、

この1年

あっ

スケジュールが書いてなかった、

と、、、

ひやっとする事も

結構あった。



そして

とうとう

ダブルブッキングが起こった。

何故か?

正しく検証して

カイゼンをしたい。



前回のブッキングは

最初に聞いていた予定が

一週間早くなった事で

起こった。



最初にMさんから話があって
18日と聞いた。
次に正式な担当者Iさんから話を聞いた時
11日と聞いた。

もちろん
手帳には18日と書いてあった。


でも
一週間早くなった時に
すぐに気づかなかった。

18日だと思いこんでいたからだ。


自分の反省としては
この時点で、
18日と思いこんでいた事。


いや、しかし、
Iさんから実は11日なんです、
とも聞いていた。


その時
11日の予定が
書いていなかった。


だから


予定は空いている。

大丈夫と思った。


後で

書き直せば良いと思った。




しかし、正しくは

リフィルには

その11日の予定が

書いてなかっただけだ。


会社で使っている

無料グループウェア AIPOには

書いてあった。

(余談ですが
うちは、AIPOをカスタマイズできる
正式パートナー会社です。)


依頼がきたのが

ほぼ同時期だと言うのもある。



電話、面会での依頼は
リフィルに書き

メールやfacebookの依頼を
AIPOに書く


そんな傾向があった。



AIPOとリフィル

もちろん、ちょくちょく同期を取る

月末には

整合性を確認しながら

翌月分を全て入れる。

そんな事をしていた。



AIPOを使い出したのは

この1年半ぐらい前からだ。



うん。



次の反省点

リフィルに先に書かないとダメです。ね。



ダブルブッキングを

防ごうとリフィルを始めたのに

グループウェアだけに書いていたら

意味ないよね。


今回の件では

10月末に

しっかりと

11日と18日に

予定を書いていた。


そこで

ふと気づいたんだよね。


あれ?依頼文には11日って
書いてなかったか?


と。


おかげで助かりました。

気づく事が出来ました。


この依頼文。

これも、意外と大事ですね。



メールだと

大量に来るメールに埋れます。

ざっと目を通して終わる事も多いので

読んだつもりの読み忘れも。



結局、これって

自分の意識の問題。



さらに反省点

知らず知らずに
予定に優劣を付けていた。
メールの確認や予定の確認で
意識の薄い予定がちらほらあった。




予定を入れたり
相手の予定を確認するのに



グループウェアで済ませたり
メールで済ませたり
facebookで済ませたり


世の中便利になって


なんだか


ひとつひとつの事を

あまり大事にしなくなったな。って



便利なようで

不便だな。って


そんな事を思った。



さて、


今回の検証は

そんな感じでしょうか。


反省点3つ。




大事なのは

他人のせいにするのではなく

自分を反省する事ですね。



圧倒的に

他人のせいにする人が多いなか

それではダメだよね。




器の小さい人は

次から次に予定が入るせいだ、とか
Mさんから18日って聞いたから、とか

平気で、そんな言い訳をします。


さらにたちの悪いのは


予定書いてなかったから、と
開き直ったりします。


そんな人の方が多いし

なんだか、がっかりするけど



せめて


自分は


理想の人間像でありたい。



そう思って


今回を糧に


カイゼンしようと思う。






しかし、

こんな風にして

ダブルブッキングを

防いだとして

依頼時に気づいていたら

どうなっていただろう?




先の予定を優先させて

断っていただろうか?

依頼者も、それで納得しただろうか?




特に今回

後から入った予定は

他に頼める人が居ないとか、なんとか



先の予定を優先させるべきか?

大事な予定を優先させるべきか?

大事な予定って、、、

予定に優劣を付ける事になる。

それも、

なんだか失礼な話だ。


本来、

予定に優劣などないのだ。


自分は、原則

先に入った予定を

守ってきた。

でも

時に、

そうはいかない。


この悩みだけは

どれほどカイゼンしても

治らない。

by unionsoftware | 2011-11-14 01:16