書類作成も立派なスキルだ!

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ユニオンソフトウェアマネイジメント 青井です。


先週は忙しかったです。

主に書類作成!

めちゃくちゃ量が多いです!
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これが成果物のやま!
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結構なボリュームありますよね?

今年度実施した、
研究開発の

1年間分の
実績報告や、
出納記録や
もろもろ・・・・・

かなりの量です。

電子化が進む世の中ですが
お役所は、まだまだ
紙ファイルが基本です(涙)

社員さんにも
いくつか手伝ってもらいまして
なんかと、かんとか
無事に提出を終えたわけですが

年度末のこの時期
書類仕事が、わさぁぁーーー!!ってくるのが
なかなか大変です。

しかし、
この書類のファイリング。

これ。意外とあなどってはいけません。

たかが、書類をファイルに綴じるだけ。
ではないです。

沢山ある書類を

分類分けして、
分かりやすく
インデックスを付けて

探しやすいように
関連している順に
順番を並べて


と、いろいろ考える事はあります。

場合によっては
目次や、索引を作成して
なんてことをやっても良いです。

マニュアルなんてありません。

このファイリング
ある意味、立派にスキルだと思います。

いわゆる 「 雑 」な人は、
気を付けないといけません。

かつて、わが社にいましたが
プライバシーマークの責任者だった彼は

セキュリティに関わる規約や
記録などの書類を作っては
ファイリングをして残す。という事をやっていました。

退社した後、私が責任者を引き継いだのですが
この過去のファイルが・・・
まぁグチャグチャで。。。。

データにあるのに、紙ファイルに綴じてなかったり
世代管理ができていなくて、
何が最新か分からなかったり。
(結局ファイルの更新日付で把握した)
ひどかったです。
整理するのに、半月ほど要したのですが
軽く殺意もわきました。

御多分にもれず「 雑 」な人でしたけど。

この例からもわかるように

「ファイリング」を舐めてはいけません。

たかがファイリングと、いい加減にやってはいけません。

正しい分類なのか?
なぜ、その分類なのか?

インデックスは?索引は?
分かりやすいか?

自分以外の人が見て、パッとわかるか?

そんな事を考え、考えファイリングしていくのです。

これはもう、立派なスキルです。

自分の手持ち資料であっても
2年後、3年後、10年後に見ても
わかるようになっているか?

常にそういう視点で
書類整理が
できるようになりましょう。











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by unionsoftware | 2018-03-20 07:13 | 会社